Da li je investiranje u mikrofilmovanje ekonomski isplativo?

Da bismo pitanje ekonomske isplativosti ulaganja u posao mikrofilmovanja poslovne dokumentacije mogli da opravdamo, obavezni smo da vam objasnimo nekoliko pravila i pogodnosti koje donosi ovaj medij.

Mikrofilm u Srbiju stiže sedamdesetih godina u masovnu upotrebu, a donosi ga nekoliko velikih poslovnih sistema na čelu sa MUP-om i Fondom PIO Srbije, Zavod za Zapošljavanje i dr. Eelektronska Industrija Niš osniva veliki pogon za sklapanje mikrofilmske opreme po uputstvima firme Canon.

Pogledajte nekoliko najčešćih pitanja iz prakse:

Da li možemo da uništimo poslovnu dokumentaciju nakon mikrofilmovanja?
Odgovor je da! Ova pozitivna praksa koja se svakodnevno primenjuje već više od 20 godina, odnosi se isključivo na tipove dokumenata koji po listi kategorija registraturskog materijala nemaju trajan rok čuvanja. Dokumenta koja po listi kategorija imaju trajan rok čuvanja, smatraju se kulturnim dobrima i moraju se čuvati u originalu i ne postoji mogućnost da se ova grupa dokumenata uništava. Od ukupne arhive, ma kolika ona bila, trajan rok čuvanja u proseku ima do 15 do 20% dokumenat ukupne arhive, a sva ona ostala dokumentacija može da bude predmet mikrofilmovanja.

Da li svu dokumentaciju treba mikrofilmovati?
Ne, ni slučajno! Dokumentacija koja ima rokove čuvanja od 2 do 5 godina, ne postoji ekonomska opravdanost da se ova dokumentacija mikrofilmuje. Opravdanost u proces mikrofilmovanja se pokazuje sa tipovima dokumenata koji imaju rokove čuvanja od 10 godina pa više.

Kako uništiti dokumentaciju nakon mikrofilmovanja a da to bude po zakonu?
Pre svega neophodno je da vaša firma, fabrika, Banka ili bolnica ima uređenu arhivu i usvojene normativne akte koje propisuje zakon o kulturnim dobrima. Ako je ovaj posao urađen, onda je sve lako.
Donećete u svom poslovnom sistemu odluku o mikrofilmovanju i proceduru o kontroli kvaliteta urađenog posla po principu provere slučajnog uzorka. Time ćete izbeći mogućnost da se baci dokumentacija koja nije mikrofilmovana ili kojim slučajem preskočena, mada svaka provera i kontrola je dobro došla po više osnova. Imajte na umu da ako dobijete od arhiva saglasnost da bacite dokumentaciju, a nehotice ste nešto preskočili, a originale bacili, vi snosite odgovornost.
Kada završite posao mikrofilmovanja, napravite spisak dokumentacije koju ste snimili, uradite kontrolu, spisak pošaljete vašem nadležnom arhivu sa zahtevom da se dokumentacija izluči (baci) i dužni ste da sačekate vašu saglasnost od arhiva. U praksi vaš nadležni arhiv pošalje svog službenika za kontrolu stvaraoca arhivske građe ili tzv. spoljne službe , on proverava da ste posao uradili u skladu sa zahtevom i nakon toga dobijate saglasnost. Od tog trenutka dokumentaciju možete baciti.

Kako da budemo 100% sigurni da možemo da bacimo dokumentaciju nakon mikrofilmovanja?
Odaberite jednu vrstu dokumenata koja najviše opterećuje vašu arhivu, proverite da taj tip dokumenta nema „Trajan“ rok čuvanja i napravite jedan dopis vašem nadležnom arhivu kome pripadate, sa upitom, da li nakon mikrofilmovanja možete da uništite dokumentaciju i ako toj dokumentaciji nije istekao zakonski rok čuvanja. Napominjemo da je ovakva u praksa u primeni već 20 godina, i već je nekoliko banaka, osiguravajućih društva i državnih institucija, prepoznalo ekonomsku opravdanost i uspešno se koriste ovim poslom.

Da li je isplativije čuvati originalnu građu na papiru ili je mikrofilmovati pa baciti?
U ovom primeru ćemo se pozabaviti jednim aktuelnim trendom u Srbiji, a to je da se dokumentacija daje na čuvanje nekim specijalizovanim skladištima za taj posao. Većina dinamičnih i uspešnih poslovnih sistema je izračunalo da im je jeftinije čuvanje arhive kod skladištara, nego da to sami rade. Ovaj vid usluge se naplaćuje po jednoj arhivskoj kutiji od 0,65€ do 1€ po kutiji na mesečnom nivou. Ponuda je zanimljiva, ali kada ovu kalkulaciju uradite na duži vremenski period, videćete malo drugačiju sliku. Pogledajmo šta nam brojevi govore.

Pre svega da objasnimo osnovne postavke ovog posla. U jednu arhivsku kutiju staje 5 registratora. U jedan registrator staje u proseku oko 400 listova. Znači da jedna arhivska kutija u proseku sadrži oko 2000 listova.

Broj arhivskih kutija

Cena skladištenja u € po kutiji za 1 mesec

Broj godina za čuvanje

Ukupna cena u €

100

0,8

10

9600,00

Kao što smo u prethodnom delu teksta istakli, posmatraćemo primer sa dokumentacijom koja ima 10 godina rok čuvanja.

Za deset godina, platićete 9.600,00 € čuvanje vaših 100 arhivskih kutija ili 500 registratora

Kako brojevi izgledaju kada pomenutih 100 kutija prebacimo na mikrofilm?

Broj listova u kutijama

Cena mikrofilmovanja u € po 1 snimku (strani)

Trošak MF po jednom registratoru

Ukupna cena u €

200.000

0,028

11,2

5.600,00

Ušteda kada arhihu čuvate na mikrofilmu je veća od 40%. Eksel tabelu sa ovim primerom možete preuzeti ovde. Što su duži rokovi čuvanja uštede su neuporedivo veće. Još jedna prednost mikrofilma u odnosu na sve druge medije je upravo u ovom detalju. Dugački rokovi čuvanja! Što je dokumentacija starija po svom nastanku to joj drastično opada broj potraživanja i dolazite u sizuaciju da dokumenta starija od 6 godina imaju 1 do 2 zahteva u toku jedne godine i besmisleno je ovakvu dokumentaciju čuvati u papirnom obliku ili digitalnom na serverima i storidžima.

Ovoj analizi nismo dodali činjenicu da nakon mikrofilmovanja dokumentaciju koju bacate, zapravo prodajete u reciklažu gde se kilogram ovakvog papira plaća od 5. do 8. dinara, što su vrlo zanimljivi brojevi u većim količinama dokumentacije.

Finalni proizvod koji dobijate u poslu sa mikrofilmom, (kod svakog ozbiljnog izvršioca ovog posla) je spisak sadržaja dokumentacije koja se nalazi na svakom filmu, kao i informacije na kom metru (odometarskoj poziciji ili blipu) se nalazi Vaš predmet unutar registratora. Obratite pažnju na ovaj detalj! U suprotnom ćete biti prinuđeni da jednu mikrofilmsku rolnu, koja može da ima i do 15000 A4 strana, pretražujete snimak po snimak, što može da bude traženje igle u plastu sena. Dakle, dobro urađen posao mikrofilmovanja vam donosi detaljnu analitiku unutrašnjeg sadržaja što pretragu, bez obzira na količinu dokumenata, svodi na 5 minuta.